Tipy na lepšiu správu e-mailovej schránky

  • Postupy správy e-mailovej schránky vám šetria čas a námahu, aby vám e-mail nezaberal väčšinu pracovného dňa.
  • Pri kontrole e-mailu sa držte harmonogramu určených časov, aby ste neprerušili pracovný postup pri iných úlohách.
  • Väčšina e-mailových platforiem sa dodáva s organizačnými nástrojmi, takže môžete jednoducho prehľadávať svoju doručenú poštu.
  • Tento článok je určený pre profesionálov, ktorí si chcú osvojiť lepšie návyky správy e-mailovej schránky.
  • V podnikaní je e-mail často primárnym spôsobom komunikácie, na potešenie niektorých a na pohoršenie iných. Môže to byť rýchly a efektívny spôsob, ako dokončiť úlohy, ako je plánovanie a poskytovanie aktualizácií stavu vášmu tímu. Ak však nedodržiavate zdravé postupy správy e-mailov, môže sa zdať, že vaša doručená pošta je tá, ktorá vás spravuje.S niekoľkými zmenami vo svojich každodenných návykoch môžete tento pocit zmeniť a získať späť svoj drahocenný čas. Táto príručka ponúka tipy na lepšiu správu e-mailov, aby ste ušetrili čas a usporiadali si doručenú poštu.

    Tipy na lepšiu správu doručenej pošty

    Aj keď je e-mail skvelou formou komunikácie, nemal by zaberať všetko. Tu je návod, ako sa zbaviť neužitočných návykov a vytvoriť zdravší a efektívnejší vzťah s e-mailom.

    1. Vytvorte e-mailový plán.

    Mnoho ľudí považuje dosiahnutie nulovej schránky v doručenej pošte za konečný úspech pri správe e-mailov. Cieľom je udržiavať vašu schránku vždy čistú a pravidelne kontrolovať nové e-maily. V Spojených štátoch 19 percent pracovníkov podnikne kroky na e-mail v momente, keď ho dostanú. Až 43 percent ľudí si mimo pracovného programu každých pár hodín pozrie svoju schránku.

    Aj keď sa kontrola e-mailu môže zdať produktívna, v skutočnosti môže zabrať čas a sústrediť sa na iné pracovné úlohy. Ak chcete obmedziť rozptyľovanie na pracovisku a stať sa produktívnejšími, zahoďte túto koncepciu a vytvorte plán na obmedzenie času stráveného čítaním e-mailov a odpovedaním na ne. Minimalizuje to prerušenia, ktoré znižujú vašu produktivitu pri plnení úloh, a zaisťuje, že si na ne vyhradíte primeraný čas.

    Neexistuje žiadne pravidlo, ktorý typ rozvrhu funguje najlepšie. Ak si nie ste istí, ako často musíte byť v doručenej pošte, skúste to skontrolovať v troch určených časoch denne počas týždňa alebo pevne stanoveného času. Potom nasledujúci týždeň skráťte čas, kým nenájdete minimálny čas, ktorý potrebujete na adekvátnu reakciu.

    Riadenie očakávaní a vytváranie hraníc je dôležitou súčasťou vytvárania e-mailového harmonogramu. Uistite sa, že klienti alebo spolupracovníci sú informovaní o novom pláne nastavením automatickej odpovede s hostiteľom e-mailu alebo pridaním časov odozvy na váš e-mail do podpisu. Týmto spôsobom ľudia, ktorí sú zvyknutí na okamžité odpovede, nebudú prekvapení ani urazení, ak im namiesto troch minút budete venovať tri hodiny.

    2. Usporiadajte obsah do priečinkov.

    Pri dôležitých informáciách o pracovnej histórii sa často spoliehame na e-mail. Ale s množstvom e-mailov, ktoré väčšina z nás denne dostáva, vám hľadanie správy, ktorú potrebujete, môže pripadať ako hľadanie ihly v kope sena. Spomedzi respondentov v prieskume Mail Manager 73 percent uviedlo, že trávili príliš veľa času hľadaním e-mailov. Niet divu, že 70 percent tej istej skupiny považovalo e-mail za veľkú záťaž pre celkovú produktivitu.

    Jedným z najjednoduchších spôsobov, ako si ušetriť bolesť hlavy, je vyvinúť robustný systém organizácie e-mailov. Vytvorte priečinky pre včasné e-maily alebo informatívne správy, aby bola vaša doručená pošta čistá a spravovateľná. Ak pracujete pre spoločnosť, ktorá má niekoľko oddelení, môže byť užitočné usporiadať si účet podľa oddelení s podpriečinkami pre časovo citlivý materiál. Môžete tiež vytvárať priečinky pre opakujúce sa projekty alebo udalosti.

    Vedel si?

    Viac ako 70 percent pracovníkov je frustrovaných z množstva času, ktorý strávia hľadaním svojich e-mailov.

    3. Použite nástroje dostupné pre Gmail.

    S viac ako 1,8 miliardami používateľov mesačne je Gmail jedným z najväčších poskytovateľov e-mailu. Možno vás však prekvapí, ako môžu nástroje od Googlu vylepšiť váš zážitok. V skutočnosti je v rozšírených nastaveniach Gmailu celý zoznam nástrojov, ktoré môžete povoliť alebo zakázať, ako uznáte za vhodné.

    Tu môžete povoliť funkciu šablón na vytváranie vopred pripravených e-mailov s odpoveďami, ktoré vám ušetria čas pri odpovedaní na dlhé e-maily. Alebo skombinujte svoje osobné, pracovné a iné priečinky doručenej pošty do jednej doručenej pošty povolením funkcie viacerých priečinkov doručenej pošty na karte doručenej pošty v nastaveniach Gmailu.

    Gmail má tiež doplnky, ktoré vám poskytnú viac funkcií. Môžete napríklad prepojiť svoj Gmail s telefónnym systémom RingCentral, čo vám umožní vkladať kontakty a históriu hovorov a dokonca posielať SMS správy. Existuje mnoho ďalších možností, ktoré si môžete prezerať na G Suite Marketplace.

    Tip

    Spomedzi najlepších firemných telefónnych systémov je RingCentral naším najlepším výberom pre spoluprácu. Prečítajte si našu recenziu RingCentral a zistite prečo.

    Chcete jednoduchý spôsob, ako zistiť, odkiaľ pochádza spam? Ak do svojej e-mailovej adresy pridáte znamienko plus, bude stále prichádzať na rovnakú adresu, ale budete vedieť, kto vašu e-mailovú adresu predal. Ak sa napríklad prihlásite na odber bulletinu, skúste niečo rýchlo uvidíte, ako daná spoločnosť používa vaše údaje.Gmail ponúka množstvo spôsobov, ako uprednostniť obsah alebo ho uprednostniť. Ak dostávate príliš veľa správ od firmy alebo osoby, môžete Gmailu povedať, že správa nie je dôležitá, alebo dokonca odfiltrovať tieto správy priamo do priečinka spamu.Chcete, aby boli vaše správy dôverné? Nový režim od spoločnosti Google vám to umožňuje. Ako odosielateľ môžete nastaviť dátum vypršania platnosti citlivého e-mailu alebo ho úplne odvolať. Integrovaná správa práv (IRM) vám umožňuje blokovať preposielanie, kopírovanie, odosielanie alebo tlač určitých správ.

    Ak ešte nie ste úplne pripravení riešiť e-mail, môžete ho tiež odložiť. Môžete odložiť na konkrétny čas, keď budete pripravení prijať upozornenie na e-mail.

    4. Použite nástroje dostupné pre Outlook.

    Ak vaša firma nepoužíva Gmail, je pravdepodobné, že namiesto toho používate Outlook. Outlook tiež patrí medzi najobľúbenejšie e-mailové platformy. Microsoft si však uvedomuje, že pravdepodobne máte viac ako jeden účet na inej platforme. To je jeden z dôvodov, prečo môžete integrovať svoj kalendár Google alebo iPhone na synchronizáciu s Outlookom, aby sa všetky vaše udalosti zobrazovali v jednom zjednotenom priestore. Keď už ste pri tom, môžete presunúť svoje staré e-mailové konto do konta Outlook, aby ste mohli vidieť všetky svoje správy na jednom mieste.

    Ak máte veľký tím alebo zoznam vážených klientov, ktorým často posielate e-maily, nastavte si distribučný zoznam v Outlooku. Potom môžete rýchlo odosielať správy do tohto zoznamu e-mailových kontaktov.

    Rovnako ako v prípade Gmailu môžete nastaviť predpripravený text tak, aby sa rýchlo presunul do tela správy programu Outlook. Quick Parts, ako Microsoft nazýva tieto vopred pripravené odpovede, je možné použiť na vyplnenie štandardného textu. Ak používate funkciu Rýchle kroky, môžete ušetriť čas tak, že Outlook vykoná určitú úlohu, napríklad prepošle prichádzajúci e-mail konkrétnej osobe. Môžete tiež pridať ďalšiu vrstvu organizácie a vytvoriť farebne odlíšené značky kategórií e-mailov.

    Ak potrebujete, pomocou funkcie Oneskorené doručenie si môžete naplánovať, kedy budú vaše správy Outlooku odoslané. Pred stlačením tlačidla Odoslať môžete určiť dátum a čas a verte, že nezhasne, kým to nebudete chcieť.

    Šifrovanie odchádzajúcich správ je jednoduché pomocou nastavení Centra dôveryhodnosti programu Outlook. Môžete tiež zašifrovať prílohy, aby si ich mohli prečítať iba vami vybraní príjemcovia.

    Rovnako ako Google, aj Microsoft má trhovisko pre doplnky tretích strán, ktoré môžu zlepšiť funkčnosť Outlooku. Ak chcete zobraziť všetky možnosti, stačí kliknúť na tlačidlo Obchod v pravom hornom rohu doručenej pošty v Outlooku. Napríklad s doplnkom FedEx môžete automaticky sledovať svoje doručenia a potvrdenky vo svojom e-maile.

    5. Odhláste sa z emailových reťazcov.

    Neoddeliteľnou súčasťou procesu organizácie e-mailu je kúzlo odkazu na odhlásenie. Je ľahké byť zaplavený ponukami od spoločností a predajcov tým, že sa prihlásite na odber ich vedúcich magnetov, ale ak ich následná korešpondencia len pribudne k vášmu nevybavenému e-mailu, možno je čas zrušiť odber. Buďte k tomu nemilosrdní; obchodníci vedia, že si potrebujú získať pozornosť predplatiteľov, a vaše predplatné je ich výsadou.

    Ak vytvorenie plánu e-mailov a implementácia prísnych zásad organizácie neumožní lepšie spravovať vašu doručenú poštu, možno je čas zvážiť nástroj na správu e-mailov. Existujú aplikácie, ktoré vám umožňujú hromadné odhlásenie z odberu noviniek a ďalšie, ktoré vám zahlcujú doručenú poštu.

    6. Vopred naplánujte správy, keď je to vhodné.

    Funkcie plánovania odosielania môžu uľahčiť správu e-mailov vám aj ľuďom, ktorí dostávajú vaše správy. Povedzme napríklad, že máte veľké stretnutie s klientom. Následný e-mail si môžete navrhnúť a naplánovať vopred, aby ste sa nemuseli obávať, že potom zabudnete svoju prezentáciu odoslať.

    Alebo možno máte dôležitý e-mail, ktorý chcete zložiť z taniera, no nenapísali ste ho až v piatok na konci dňa. Môžete si ho naplánovať tak, aby sa v pondelok dostal do doručenej pošty vašich spolupracovníkov, aby ste si všetci užili víkend. Plánovanie e-mailov môže ukázať, že rešpektujete čas svojich kolegov rovnako ako svoj vlastný.

    7. Vyčistite neporiadok.

    Minulé e-maily môžu byť užitočné, keď chcete sledovať svoje kroky v konverzácii, ale nemusíte si uchovávať každú malú správu. Iste, konverzácie o akčných veciach vám pomôžu. Ale e-mail potvrdzujúci, že stretnutie tímu bolo presunuté z 14:30 na 15:00? Možno nie také dôležité.

    Pravidelne odstraňujte e-maily, ktoré si nemusíte uchovávať, aby ste mohli ľahšie prehľadávať doručenú poštu, keď potrebujete niečo dôležité.

    8. Nastavte e-mailové pripomienky.

    Jedným z dôvodov, prečo ľudia čítajú e-maily hneď, ako ich dostanú, je, aby na ne neskôr náhodou nezabudli. Nechajte svoju e-mailovú platformu, aby za vás zapamätala, aby ste sa mohli sústrediť na svoje najvyššie priority.

    Niektoré platformy vám umožnia označiť a nastaviť načasované pripomienky pre konkrétne správy. Ak môžete synchronizovať svoj kalendár s e-mailovou platformou, možno budete môcť vytvoriť udalosť aj z e-mailu. To môže byť užitočné najmä vtedy, ak si vaša odpoveď vyžaduje ďalšie premyslenie a potrebujete si v kalendári zablokovať čas, aby ste ju vyriešili.

    Key Takeaway

    Ak máte problém zapamätať si e-maily, synchronizujte svoj kalendár s doručenou poštou a vytvorte udalosti pre e-maily, na ktoré nechcete zabudnúť.

    9. Vypnite upozornenia.

    Ak pracujete na úlohe a ste v stave toku, posledná vec, ktorú chcete, je prerušenie. Keď ste zaplavení zvukmi pingu a kontextovými upozorneniami zakaždým, keď dostanete nový e-mail, udržať pozornosť môže byť náročný boj. Zakázanie upozornení vám môže pomôcť dodržať určený plán kontroly e-mailov. Tým sa tiež odstráni pokušenie odpovedať na e-maily mimo pracovnej doby.

    Časté otázky o správe e-mailovej schránky

    Ak sa chystáte vykonať hĺbkové čistenie schránky, je pochopiteľné, ak máte niekoľko otázok. Tu sú odpovede na najčastejšie otázky týkajúce sa správy doručenej pošty.

    Ako odstránite tisíce e-mailov naraz?

    Ak sa chcete hromadne zbaviť e-mailov, máte k dispozícii niekoľko možností. Vyskúšajte aplikáciu na čistenie e-mailov alebo použite skratky na vyhľadávanie v doručenej pošte na vygenerovanie zoznamu e-mailov, ktoré nepotrebujete.

    Gmail vám napríklad umožňuje rozdeliť doručenú poštu do troch kategórií: Hlavné, Sociálne siete a Propagácie. Karty Social a Promotional sú často marketingové e-maily, ktoré nepotrebujete, a môžete jednoducho vybrať všetky správy v nich a odstrániť ich.

About admin

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *