Pocujes ma teraz? Vyhnite sa najčastejším konferenčným hovorom Faux Pas

  • Začnite okamžite a dodržujte program, aby ste sa vyhli prekročeniu prideleného času na konferenčné hovory.
  • Počas konferenčného hovoru si vyberte tiché miesto a stlmte telefón, aby ste počas stretnutia eliminovali hluk na pozadí.
  • Vymenujte niekoho, kto urobí zápisnicu a pošle ju skupine po stretnutí, aby pomohla účastníkom zapamätať si, o čom sa diskutovalo.
  • Tento článok je určený pre majiteľov firiem, manažérov a profesionálov, ktorí sa zaujímajú o vedenie produktívnych a efektívnych konferenčných hovorov.
  • Neskoré príchody, rušivé zvuky v pozadí a ľudia, ktorí sa rozprávajú cez seba, sú len niektoré z nepríjemných problémov, s ktorými sa stretávame počas konferenčných hovorov. Vyhnúť sa týmto faux pas a iným narušeniam je rozhodujúce pre vedenie efektívnych a produktívnych telefonických a virtuálnych stretnutí.

    Zdôrazníme niektoré z najhorších chýb v etikete konferenčných hovorov a podelíme sa o 12 tipov, ako zabezpečiť, aby boli vaše konferenčné hovory čo najvýhodnejšie – a bezbolestné – pre všetkých zúčastnených.

    Vedel si?

    Či už je vaša konferencia virtuálna, v kancelárii alebo v reštaurácii, základné zásady etikety obchodných stretnutí platia: Buďte včas, pozdravte účastníkov a pozorne počúvajte.

    Aké sú najhoršie faux pas konferenčného hovoru?

    Nárast videohovorov počas pandémie priniesol nové spôsoby, ako porušiť etiketu obchodných stretnutí a zároveň upevniť známe faux pas pri konferenciách. Tu sú niektoré z najhorších porušení etikety pri konferenčných hovoroch – na telefóne alebo počas videohovorov – ktoré si treba uvedomiť a vyhnúť sa im:

    • Nebyť včas
    • Hovoriť nad ostatnými
    • Mať netestované a nepripravené technické nastavenie s chybami
    • Povolenie nadmerného hluku na pozadí do hovoru
    • Nevenovanie pozornosti konaniam
    • Mať neatraktívne, neprofesionálne alebo rušivé pozadie pri videohovoroch
    • Pri videohovoroch sa pozeráte nesprávnym smerom
    • Zlé nastavenie, ktoré zobrazuje príliš jasne alebo tmavo
    • Rozprávanie so stlmeným zvukom
    • Buďte si vedomí tohto neprofesionálneho správania a nepríjemností, aby ste mohli organizovať produktívne videokonferencie alebo tradičné konferenčné hovory.

      Poznámka redakcie: Hľadáte ten správny firemný telefónny systém pre vašu firmu? Vyplňte nižšie uvedený dotazník, aby vás naši predajcovia kontaktovali ohľadom vašich potrieb.

      Ako môžete zlepšiť svoje konferenčné hovory?

      Konferenčné hovory, videokonferencie a osobné stretnutia slúžia rovnakému účelu: Pomáhajú vám a vášmu tímu plánovať a pripravovať sa na projekty a budúce povinnosti. Keďže sa však konferenčné hovory a videokonferencie spoliehajú na technológiu, je dôležité dodržiavať špecifické pokyny, aby sa zabezpečil hladký priebeh konania.

      Joanne Blake, expertka na obchodnú etiketu a generálna riaditeľka Style for Success, verí, že príprava je kľúčom k zvýšeniu produktivity konferenčných hovorov. „Veľa faux pas sa dá odstrániť, ak budú základné pravidlá stanovené vopred alebo sa budú pravidelne kontrolovať,“ poradil Blake.

      Tu je 12 pokynov, ktoré vám pomôžu viesť efektívne konferenčné hovory. Tieto tipy platia bez ohľadu na to, či vediete tradičný hovor alebo organizujete videokonferenciu cez Zoom, Skype, Microsoft Meetings, GoTo Meeting alebo inú službu.

      Tip

      Ak chcete vybrať správnu službu videokonferencie, zhodnoťte svoje potreby a rozpočet. Ak chcete začať, pozrite si našu recenziu stretnutia GoTo.

      1. Začnite včas.

      Ak sa obávate, že oneskorenci prídu o informácie, poverte niektorého člena svojho tímu, aby ich doplnil neskôr. Väčšina vašej skupiny už bude na hovore, takže je nevyhnutné rešpektovať ich čas a začať a ukončiť stretnutie podľa plánu.

      2. Mať agendu.

      Pripravte a rozšírte kópiu svojho programu v dostatočnom predstihu pred stretnutím, aby boli všetci na rovnakej vlne. V ideálnom prípade by účastníci mali stráviť čas preskúmaním programu pred začiatkom stretnutia.

      3. Vymenujte vedúceho.

      Konferenčný hovor by nemal byť bezplatný pre všetkých, povedala Barbara Mitchell, konzultantka pre ľudské zdroje a manažment a autorka Veľká kniha HR. Mitchell radil, že ten, kto iniciuje stretnutie, by mal v ideálnom prípade viesť hovor.

      4. Nájdite si čas na predstavenie.

      Keď sa ľudia pripoja k hovoru, požiadajte ich, aby sa prihlásili. Keď sú všetci prítomní, zavolajte, aby ste sa uistili, že nikto nechýba. Počas stretnutia, skôr ako sa podelíte o svoje myšlienky so skupinou, predstavte sa. Jacqueline Whitmore, odborníčka na obchodnú etiketu a zakladateľka The Protocol School of Palm Beach, hovorí, že úvody sú kľúčové. „Ak hovoríte s niekým, kto nepozná vás alebo ľudí vo vašej spoločnosti, je užitočné vedieť, kto hovorí.“

      Vedel si?

      Nadmerné množstvo videostretnutí môže viesť k vyhoreniu zoomu. Ak sa chcete vyhnúť vyhoreniu zoomu, používajte iné spôsoby komunikácie, ak je to možné, a nevynucujte si interakciu s videom.

      5. Spravujte hluk v pozadí.

      Hostitelia a účastníci konferenčného hovoru by si mali starostlivo vyberať miesta, kde budú hovory prebiehať. „Vyberte si pokojné miesto, či už ste účastník alebo osoba, ktorá hovoru predsedá,“ poradil Blake. „Ak [you’re] je počuť volanie z domácej kancelárie, štekot psov a pobehujúce deti.“ Pri videohovoroch to môže byť ešte viac rušivé.

      Blake tiež odporučil zabezpečiť, aby každý vedel, ako stlmiť svoj telefón, počítač alebo iné zariadenie, aby sa predišlo rušivým zvukom počas stretnutia. Stíšenie vám umožní kýchať, posúvať sa a vydávať zvuky bez toho, aby ste rušili ostatných počas hovoru. „Chcete zablokovať akýkoľvek okolitý hluk,“ poznamenal Blake.

      6. Podporte účasť všetkých účastníkov.

      Je nevyhnutné, aby sa každý počas hovoru cítil zahrnutý. Pre účastníkov je veľmi ľahké sa odpútať. Pri zvukových hovoroch si niektorí môžu myslieť, že keďže ich nie je vidieť, môžu sa venovať iným úlohám, ako je práca na iných úlohách, jedenie, písanie alebo prehrabávanie sa zásuviek. „Keď ste roztržitý, môžete zakopnúť, keď budete vyzvaní hovoriť,“ povedal Blake.

      Povzbudzujte účastníkov, aby kládli otázky a zdieľali svoje názory. Vyhnite sa monológu a ak ste facilitátorom stretnutia, pripravte sa na otázky pre tím. To povzbudzuje účastníkov, aby sa zamerali a prispeli k hovoru.

      7. Vymenujte zapisovateľa.

      Počas stretnutia poverte niekoho, kto bude robiť poznámky alebo zápisnice. Keď je veľa ľudí na jednom hovore, zdieľajú sa rôzne nápady a môže byť ťažké si všetko zapamätať. Nechajte niekoho sledovať kľúčové rozhodnutia a výsledky diskusie. „Pošlite následný e-mail s tým, čo bolo dohodnuté, rovnako ako keby ste sa stretli tvárou v tvár,“ poradil Mitchell.

      8. Dajte ostatným vedieť, ak potrebujete odísť skôr.

      Informujte všetkých na začiatku stretnutia (alebo vopred, ak je to možné), ak nemôžete zostať počas trvania hovoru. Je menej rušivé, ak volajúci vedia, že odchádzate, takže nikto nebude zmätený, keď zavesíte alebo odídete. „Ak musíte z akéhokoľvek dôvodu prerušiť hovor, dajte facilitátorovi vedieť, že odchádzate, aby sme vás nevolali a nestrácali čas,“ povedal Mitchell.

      9. Koniec včas.

      Rešpektovanie času každého človeka je nevyhnutné. Znížte svoje poznámky na minimum, aby ste prešli agendou a vyhli sa prekročeniu prideleného času. Podľa Blakea sa neukončenie konferenčných hovorov načas považuje za neúctivé. „Ovplyvňuje to produktivitu a môže vás priviesť k zlému manažérovi času,“ povedal Blake.

      10. Zhrňte akčné položky.

      Ku koncu hovoru by mal hostiteľ zhrnúť zadania, úlohy alebo iné akčné položky, ktoré členovia tímu počas hovoru prijali. To pomáha účastníkom pochopiť, čo sa od nich očakáva, že budú robiť po skončení hovoru.

      Tip

      Ak chcete spravovať rôzne projekty a úlohy, zvážte aplikácie pre malé firmy, ako sú LivePlan, Gusto a Hootsuite.

      11. Nasledujte kľúčové kontakty.

      Ak sa po stretnutí máte spojiť s konkrétnymi členmi tímu, napíšte im e-mail alebo sa s nimi spojte pred koncom pracovného dňa. Toto mini-stretnutie môže každému pomôcť rýchlo potvrdiť, že ste všetci na rovnakej vlne o tom, o čom sa diskutovalo.

      12. Zapisujte si vlastné poznámky.

      Aj keď si niekto robil poznámky pre skupinu, po stretnutí si napíšte svoje vlastné poznámky. To vám pomôže zapamätať si úlohy, ktoré vám boli priradené. Posilňuje tiež kritické aspekty hovoru, ktoré sa vás týkajú a ktoré nemusia byť zahrnuté v zápisnici. Ak si robíte poznámky ručne na svojom mobilnom zariadení, použite aplikáciu na rozpoznávanie rukopisu na preklad a usporiadanie svojich myšlienok.

      Prečo je etiketa konferenčného hovoru dôležitá?

      Oprášiť etiketu konferenčných hovorov je kľúčové, pretože je ľahké skĺznuť k zlým návykom, vďaka ktorým sú virtuálne stretnutia a hovory otravné a neefektívne.

      „Aj keď by sa mohlo zdať, že konferenčný hovor je len ďalší telefónny hovor, nie je to tak,“ povedal Mitchell. „Konferenčné hovory potrebujú určité usmernenia, aby boli úspešné.“

      Ak sa stále stretávate s nezdvorilým správaním a neproduktívnymi konferenčnými hovormi a virtuálnymi stretnutiami, Mitchell odporúča zostaviť pracovnú skupinu na riešenie nových praktík a procesov, ktoré sa budú implementovať do budúcnosti, aby sa všetci dostali na rovnakú vlnu.

      Vedel si?

      Najlepšie firemné telefónne systémy zahŕňajú video, chat, SMS a faxové funkcie, ktoré vám pomôžu zvládnuť všetky vaše potreby týkajúce sa schôdzok.

      Zabezpečte správne konferenčné hovory

      Podniky všetkých veľkostí sa spoliehajú na konferenčné hovory a virtuálne stretnutia, aby mohli komunikovať a spojiť sa s ľuďmi, ktorých každý deň nevidí, vrátane vzdialených pracovníkov, predajcov, poradcov a partnerov. Sú príležitosťou urobiť vynikajúci dojem a udržiavať zdravé obchodné vzťahy. Ak venujete čas príprave a dodržiavaniu osvedčených postupov pre konferencie, ukážete svojim účastníkom, že vám záleží a rešpektujete ich čas.

About admin

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *