Pet nasvetov za bolj prodtivne sestanke

Ljudje preživijo veliko časa na sestankih, pa naj bo to v službi ali za dejavnosti izven službe. Pred kratkim sem prebral članek, ki navaja, da mnogi ljudje čutijo POL časa za sestanke je neprodtiven! To me je preseilo, zato sem preveril inter in našel še dva članka, ki podpirata številke. Ni čudno, da so ljudje razočarani nad sestanki! Načrtovanje učinkovitega sestanka ni vsakomur samoumevno. Čeprav menim, da ljudje, s katerimi delam, dobro opravljajo svoje delo, sem ugotovil, da bi se sestanke, ki se jih udeležujem zunaj službe, lahko nekoliko izboljšalo.

Tu je pet nasvetov za načrtovanje, ki vam bodo pomagali pri načrtovanju bolj prodtivnega sestanka:

  1. Pripravite dnevni red s cilji srečanja in ga pošljite pred časom. To daje ljudem priložnost, da se pripravijo. To bi morala biti naloga vodje sestanka, a ne bojte se tega predlagati, tudi če niste vodja sestanka. Morda boste celo razmislili, ali je sestanek sploh potreben. E-pošta ali nekaj telefonskih klicev so lahko vse, kar potrebujete.
  2. Vnaprej navedite podrobnosti, kot so postavitev sobe, izročki in vsa potrebna oprema AV. Pošljite ljudem opomnik o sestanku – ne dajte jim izgovora, da bi pozabili.
  3. Začnite pravočasno in končajte pravočasno. Ljudem, ki pridejo pravočasno, ne bi bilo treba čakati na tiste, ki zamujajo. Vem, da je eno področje, ki ga moram izboljšati, to, da vedno razmišljam, da moram ljudi »dohiteti«, ko zamujajo. Ljudje, ki so bili pravočasni, ne želijo slišati, da se vse ponovi še drugič ali tretjič. Eden od načinov, kako spodbuditi ljudi, da prihajajo pravočasno, je, da zadnja oseba dela zapiske. Beležko lahko podate tistim, ki zamudijo, in lahko pregledajo že narejene zapiske, da jih nadoknadijo. Držite se dnevnega reda in poskrbite, da se stvari končajo pravočasno.
  4. Spodbudite vse, da delijo svoje zamisli. Obstajajo razlogi, da ste povabili vsako osebo in včasih nekaj ljudi prevladuje na sestanku. Naloga vodje je zagotoviti, da je vsem udobno spregovoriti.
  5. Nekoga bi morali prositi, naj dela zapiske, ali pa si jih naredite sami. Na koncu na hitro ponovite dejanja srečanja in pošljite povzetek dogovorjenega, kdo bo kaj naredil in roke za dokončanje nalog. To poskušam storiti čim prej, da česa ne pozabim. Prosite za povratne informacije o vsem, kar ste morda zamudili, in o samem sestanku, da boste lahko naslednjič še bolje načrtovali.

Vodenje učinkovitega sestanka je več kot pošiljanje obvestila, da se boste srečali ob določenem času. Vsi imajo časovne omejitve in ljudje bodo bolj pripravljeni pomagati, če vedo, da bo srečanje prodtivno in dobro anizirano. S pravilnim načrtovanjem lahko vsak razvije veščino vodenja učinkovitega sestanka. Rad bi slišal vaše ideje za načrtovanje in izvedbo odličnega sestanka.

About admin

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *