Čo e-maily po pracovnej dobe skutočne robia vašim zamestnancom

  • Výskum ukázal, že očakávať, že zamestnanci budú odpovedať na e-maily po pracovnej dobe, môže byť škodlivé. Namiesto zvyšovania efektivity e-maily po pracovnej dobe poškodzujú pracovný výkon.
  • Vždy zapnutá kultúra má dôvod na obavy. Zdravotné problémy, ako je chronický stres a únava, sú spojené s príliš veľkým množstvom povinností po štandardnom pracovnom čase.
  • Zamestnávatelia sa môžu dostať do právnych problémov, pretože vyžadujú e-mailovú komunikáciu po pracovnej dobe. Tieto e-maily možno považovať za kompenzačné pre zamestnancov, ktorí nie sú oslobodení.
  • Tento článok je určený pre vlastníkov a manažérov firiem, ktorí chcú pochopiť dôsledky komunikácie zamestnancov mimo pracovnej doby, a pre zamestnancov, ktorí hľadajú tipy, ako sa po práci vyhnúť kontrole e-mailov.
  • Aj keď si možno myslíte, že zvyšuje produktivitu, keď vaši zamestnanci odpovedajú na e-maily po práci a cez víkendy, povzbudzovanie ich, aby neustále komunikovali, v skutočnosti poškodzuje ich pracovný výkon, naznačuje výskum.

    Zamestnávatelia podľa štúdie Academy of Management poškodzujú pohodu svojich zamestnancov, rovnováhu medzi pracovným a súkromným životom a pracovný výkon, keď vytvárajú očakávania, že e-maily súvisiace s prácou by sa mali monitorovať a reagovať na ne aj mimo pracovného času. Na identifikáciu a prevenciu vyhorenia zamestnancov by si vlastníci a manažéri firiem mali byť vedomí nevýhod neustálej dostupnosti zamestnancov. [Read related article: Professional Email Etiquette]

    Nebezpečenstvo neustálej dostupnosti prostredníctvom e-mailu

    „Kultúra ‚vždy zapnutá‘ s vysokými očakávaniami na monitorovanie a odpovedanie na e-maily počas mimopracovného času môže zabrániť zamestnancom úplne sa odpútať od práce, čo vedie k chronickému stresu a emocionálnemu vyčerpaniu,“ napísali autori štúdie Academy of Management.

    Tu je pohľad na hlavné negatívne dôsledky zamestnancov, ktorí sa zapájajú do e-mailovej komunikácie po pracovnej dobe.

    Vedel si?

    Hlási sa len 24 % zamestnancov nikdy kontrola e-mailov po pracovnej dobe. Vďaka tomu až 76 % zamestnancov kontroluje pracovné e-maily po pracovnej dobe.

    Vyšší stres zamestnancov

    Dôležitý je čas alebo úsilie potrebné na odpovedanie na e-maily očakávanie že zamestnanci by mali pracovať po pracovnej dobe.

    „Organizačné očakávania sú hlavným vinníkom individuálnej neschopnosti odpojiť sa,“ napísali autori. „Dokonca aj v časoch, keď neexistujú žiadne skutočné e-maily, na základe ktorých by sa dalo konať, samotná norma dostupnosti a skutočné očakávanie práce vytvára neustály stres, ktorý zamestnancovi bráni v odlúčení od práce.“

    Výskumníci vykonali prieskumy medzi 600 pracujúcimi, ktorí boli prijatí zo združenia absolventov obchodných škôl a zo záujmových skupín na LinkedIn; pracovné miesta účastníkov pokrývali rôzne odvetvia a organizácie.

    Prvý prieskum sa pýtal, koľko hodín týždenne účastníci venovali e-mailom mimo pracovného času, očakávania, ktoré mal ich zamestnávateľ od nich, aby odpovedali na e-maily po práci, úroveň ich psychického odpútania sa od práce a emočného vyčerpania a ako sa cítili, že musia zvážiť pracovné problémy, keď ste doma. Následný prieskum o týždeň neskôr zisťoval ich rovnováhu medzi pracovným a súkromným životom.

    Autori štúdie zistili, že účastníci strávili v priemere osem hodín týždenne čítaním a odpovedaním na e-maily súvisiace so spoločnosťou po niekoľkých hodinách. Najvýznamnejšie problémy však spôsobilo očakávanie, že musia odpovedať na e-maily.

    „Zmenšená pracovná odlúčenosť v dôsledku preťaženia súvisiaceho s e-mailom nie je nevyhnutne spôsobená časom stráveným vybavovaním pracovného e-mailu, ale je silne spojená s očakávaným stresom spôsobeným organizačnými očakávaniami,“ napísali autori.

    Táto znížená schopnosť odpojiť sa od práce sa premieta do horšej rovnováhy medzi pracovným a súkromným životom a spôsobuje emocionálne vyčerpanie, o ktorom skorší výskum ukázal, že negatívne ovplyvňuje pracovný výkon.

    Tip

    Majitelia firiem a manažéri by mali udržiavať otvorené komunikačné linky so zamestnancami. To je jeden zo znakov skvelej firemnej kultúry. Opýtajte sa zamestnancov, či sa cítia preťažení a povinní odpovedať na e-maily po pracovnej dobe, a ujasnite si, aké sú vaše očakávania.

    Zvýšené riziko, znížená produktivita

    Multitasking sa často považuje za spôsob, ako dosiahnuť viac, ale štúdie ukazujú, že prepínanie medzi úlohami je v skutočnosti zabijakom produktivity. Štúdia Americkej psychologickej asociácie o multitaskingu odhalila, že žonglovanie s viacerými úlohami naraz – napríklad práca na projekte a kontrola e-mailov – spôsobuje prudký pokles celkovej produktivity a efektivity.

    Keď prejdete z jednej úlohy na druhú, vášmu mozgu chvíľu trvá, kým prejde na požiadavky novej úlohy, čo môže viesť k chybám. Aj keď prepínanie medzi úlohami s minimálnou koncentráciou, ako je sledovanie televízie a skladanie bielizne, pravdepodobne nepovedie ku katastrofe, robiť príliš veľa naraz, ako je starostlivosť o rodinu pri odpovedaní na dôležité pracovné e-maily, môže skrátiť všetkých zúčastnených – najmä vy.

    Tu je ďalší, konkrétnejší aspekt, ktorý treba zvážiť: Ak je zamestnanec často kontaktovaný mimo kancelárie, môže byť v pokušení kontrolovať si e-maily počas šoférovania alebo v inej rizikovej situácii, ktorá ohrozuje seba a všetkých okolo nich.

    Štúdia o e-mailových návykoch pracovníkov odhaľuje, že 10 % zamestnancov uviedlo, že neustále kontrolujú svoje e-maily mimo svojej každodennej pracovnej doby. To znamená, že keď šoférovali, varili a trávili čas so svojimi rodinami, robili multitasking spôsobom, ktorý ich menej zapájal a potenciálne ich vystavoval riziku.

    Vedel si?

    Vytvorenie politiky plateného voľna (PTO) pre vašich zamestnancov môže znížiť fluktuáciu a môže zmierniť stres a absenciu zamestnancov.

    Nedostatok rovnováhy medzi pracovným a súkromným životom

    Nepriaznivé účinky pocitu potreby odpovedať na e-maily po pracovnej dobe boli najvýznamnejšie u zamestnancov, ktorí si veľmi želali oddeliť svoj pracovný a rodinný život. Zatiaľ čo zamestnanci orientovaní na rodinu sa s väčšou pravdepodobnosťou odpútajú od práce ako tí, ktorým príliš nezáleží na prenikaní práce do ich osobného života, trvanie na dostupnosti e-mailov po pracovnej dobe bráni ich dobrým úmyslom, čo vedie k frustrácii.

    Autori štúdie Academy of Management sa domnievajú, že zamestnanci, ktorým nezáleží na tom, aby bol ich pracovný a osobný život úplne oddelený, sa v skutočnosti môžu ľahšie odpojiť, pretože ich preferencie nie sú v rozpore s očakávaniami ich spoločností.

    Tipy, ako sa vyhnúť kontrole e-mailov po práci

    Ak chcete zvýšiť produktivitu a dosiahnuť lepšiu rovnováhu medzi pracovným a súkromným životom, zamestnanci musia byť aktívni nie kontrola e-mailov po pracovnej dobe. Tu je niekoľko osvedčených postupov, ktoré by mali zamestnanci aj manažéri dodržiavať.

    1. Vypnite upozornenia push.

    Zvážte vypnutie upozornení push na svojom mobilnom zariadení, ktoré vás môžu upozorniť zakaždým, keď dostanete e-mail, správu Slack, okamžitú správu alebo iné formy komunikácie.

    Nie je potrebné dostávať okamžité upozornenie zakaždým, keď dostanete nový e-mail. Ak sa obávate, že zmeškáte dôležitú komunikáciu, nastavte si upozornenia push tak, aby vás informovali o e-mailoch alebo správach iba od tých, ktorí sú na vašom zozname VIP.

    2. Zvýšte produktivitu zatvorením kariet prehliadača.

    Keď ste po práci na tablete alebo počítači, nenechávajte svoju e-mailovú aplikáciu otvorenú. Zatvorte aj kanály Facebook, Slack a ďalšie kanály na odosielanie správ.

    Aj keď ste možno zvyknutí na multitasking, v skutočnosti by ste mohli strácať čas tým, že budete mať príliš veľa okien alebo kariet otvorených, čím sa upriamite na svoju pozornosť a vybočíte z cesty.

    Namiesto toho si vytvorte plán kontroly e-mailov. Napríklad, keď ste doma, kontrolujte e-maily a iné správy iba každé dve hodiny alebo sa odhláste v konkrétnom čase.

    3. Nastavte limity času na obrazovke.

    Odstránenie času stráveného pred obrazovkou je dobrý spôsob, ako si cez víkendy oddýchnuť. Môžete si napríklad dať za cieľ „odpojenú nedeľu“, kde sa celý deň nebudete pozerať na elektroniku. Môžete tiež zvážiť kontrolu e-mailov iba raz cez víkend.

    Tip

    Ak majú vaši zamestnanci problém zosúladiť pracovný a domáci život, zvážte, či im dovolíte pracovať z domu na diaľku, či už na čiastočný alebo plný úväzok. Práca z domu zvyšuje produktivitu a zlepšuje rovnováhu medzi pracovným a súkromným životom.

    Ako môžu zamestnávatelia pomôcť zdraviu zamestnancov

    Zamestnávatelia chcú zdravých, šťastných zamestnancov a produktívne podnikanie. Aj keď sa odvetvia značne líšia, je nevyhnutné stanoviť hranice a vysvetliť svoje očakávania týkajúce sa dostupnosti zamestnancov mimo pracovného času.

    Je tiež dôležité, aby zamestnávatelia zvážili právne dôsledky práce po pracovnej dobe. Podľa právnickej firmy Foley & Lardner LLP môžu byť e-maily považované za kompenzačné pre zamestnancov, ktorí nie sú oslobodení. Ak platíte zamestnancovi iba 40 hodín, môžete mať problémy, ak od neho očakávate, že bude pracovať aj po pracovnej dobe, aby odpovedal na prichádzajúce e-maily.

    Ak chcete predísť akýmkoľvek problémom a zvýšiť morálku zamestnancov, zvážte nastavenie svojho e-mailového servera tak, aby umožňoval odosielanie e-mailov iba počas bežnej pracovnej doby. Môžete tiež implementovať zásady týkajúce sa e-mailovej komunikácie vrátane prijateľných časov na odosielanie a prijímanie správ súvisiacich s prácou. Jasne načrtnite svoje zásady a očakávania v príručke pre zamestnancov.

    Podporou zamestnancov, aby boli menej dostupní prostredníctvom e-mailu počas ich pracovného voľna, zamestnávatelia nielen podporujú zdravšiu rovnováhu medzi pracovným a súkromným životom svojich zamestnancov, ale tiež im pomáhajú znižovať stres, čo môže v konečnom dôsledku zvýšiť spokojnosť s prácou a výkonnosť.

About admin

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *