6 tipov pre etiketu otvorenej kancelárie

  • Najdôležitejšími aspektmi dobrej etikety otvorenej kancelárie sú komunikácia, rešpekt a neustále prihlasovanie.
  • Zamestnanci by sa mali vyhýbať silným pachom, udržiavať čistý priestor a snažiť sa obmedziť hlučnosť na minimum.
  • Otvorené kancelárie nie sú pre každého, preto sa uistite, že máte dobrú predstavu o tom, ako by to mohlo fungovať pre váš tím, ak zvažujete zmenu.
  • Tento článok je určený pre majiteľov firiem, ktorí sa zaujímajú o vytváranie a udržiavanie príjemných a produktívnych kancelárskych priestorov.
  • Otvorené kancelárie sa stali všadeprítomným znakom moderných spoločností. Trend, ktorý sa začal ako odpoveď na dušu vysávajúce farmy, ktoré sa popularizovali v 80. a 90. rokoch, otvorené kancelárie sľubovali spoluprácu, rovnosť, produktivitu a identitu ako cool pracovisko v bloku.

    Štúdie však ukázali, že otvorené kancelárie často neprispievajú k produktivite a že mnohí zamestnanci ich nemajú radi. Sedieť bok po pleci so spolupracovníkmi pri spoločnom stole alebo len monitor počítača od finančného riaditeľa môže byť stresujúce a rušivé. To znamená, že existujú spôsoby, ako urobiť z otvorenej kancelárie funkčný pracovný priestor na spoluprácu, ktorý zamestnancov nevyháňa hore nohami.

    Poznámka redakcie: Hľadáte skrinky do svojej kancelárie? Odpovede na otázky uvedené nižšie a získajte bezplatné informácie od rôznych predajcov.

    Tipy na etiketu otvorených kancelárií

    Otvorené kancelárie môžu posilniť väzby medzi kolegami, pretože zaisťujú, že zamestnanci pracujú v tesnej blízkosti, namiesto toho, aby boli uväznení v kabínkach alebo súkromných kanceláriách. Ale táto blízkosť môže byť prekliatím rovnako ako požehnaním v závislosti od toho, ako sa členovia tímu správajú na pracovisku. Na tento účel je tu šesť tipov na etiketu v otvorených kanceláriách.

    1. Stanovte si jasné očakávania od svojej otvorenej kancelárie.

    Ako majiteľ firmy alebo office manager musíte začať so svojou otvorenou kanceláriou správnou nohou tým, že zavediete jasný súbor pravidiel a očakávaní pre zamestnancov.

    „Klásnutie dôrazu na rituálne postupy alebo postupy budovania kultúry sú skvelými spôsobmi, ako podporiť lepší priestor,“ povedal Alec Melger, globálny HR generalista v Design Pickle, „či už ide o označenie priestorov, ktoré majú byť odľahlejšie alebo tichšie, alebo vytváranie celofiremných signálov pre pokojný čas. bez toho, aby to vyzeralo impozantne.“

    Ak nesplníte očakávania hneď, ako sa presťahujete do svojej otvorenej kancelárie, vaši zamestnanci si vytvoria svoje vlastné kancelárske pravidlá. Problém je v tom, že to môže viesť k nevôli a nezhodám, ak tieto nepísané – a nesankcionované – pravidlá nepochopia alebo nedodržiavajú všetci.

    Namiesto toho sa snažte ísť príkladom a pravidelne zbierať spätnú väzbu, aby ste videli, čo vo vašej kancelárii funguje a čo nie. Pomôže to vašim zamestnancom, aby sa cítili vypočutí a mali možnosť vyjadriť sa k kancelárskej kultúre.

    Melger tiež povedal, že sila voľby je veľkou motiváciou, najmä v otvorených kanceláriách.

    „Dajte svojim zamestnancom slobodu vykonávať prácu vo fyzickom prostredí, v ktorom sa im najlepšie pracuje. Umožnite zamestnancom pracovať mimo svojho stola, v inej miestnosti na gauči alebo [let them] počúvať hudbu alebo podcasty.“

    2. Rešpektujte súkromie.

    V otvorených kanceláriách zamestnanci zvyčajne pracujú blízko seba – tak blízko, v skutočnosti by ste si pravdepodobne mohli prečítať, čo váš kolega píše do počítača z vlastného miesta. To môže u pracovníkov spôsobiť pocity neistoty a nepohodlia. Rozptyľovanie, ku ktorému dochádza, keď má niekto pocit, že ho niekto sleduje, môže viesť k poklesu produktivity.

    „Jedným z najobávanejších aspektov otvorených kancelárií je viditeľnosť vašej obrazovky,“ povedal Darko Jacimovič, zakladateľ WhatToBecome. „Pozerať sa na displeje iných ľudí je absolútne nie, pokiaľ ide o etiketu otvorených kancelárií.“

    Aby ste tomu zabránili, snažte sa umiestniť nábytok tak, aby poskytoval zamestnancom čo najviac súkromia.

    „Je nepríjemné pozrieť sa hore len preto, aby ste videli, ako sa na vás váš spolupracovník pozerá,“ povedal Sam Johns, hlavný redaktor obsahu v Resume Genius. „Pokúste sa teda usporiadať sedenie tak, aby boli pozície na oboch stranách stola posunuté. V opačnom prípade nainštalujte niektoré základné nástroje na ochranu osobných údajov, ako sú oddeľovače stolov.“

    Súkromie znamená aj rešpektovanie práva spolupracovníkov na prácu bez prerušenia. To môže byť ťažké komunikovať bez výhody zatvorenia dverí kancelárie, takže možno budete musieť byť kreatívni v tom, ako komunikujete potrebu sústrediť sa.

    Shawn Breyer, majiteľ spoločnosti Breyer Home Buyers, hovorí, že jeho spoločnosť každé ráno venuje sústredenej práci v celej kancelárii. Vyhradili si dve až tri hodiny zaručeného neprerušovaného času, počas ktorého sú zamestnanci povzbudzovaní, aby pracovali na svojich najzmysluplnejších úlohách.

    Kľúčový je aj vzájomný rešpekt medzi zamestnancami.

    „Vy a váš majetok by ste nemali rozptyľovať [your co-workers]“ povedal Johns. „Ak chcete počúvať hudbu, počúvajte so slúchadlami. Ak chcete použiť stolný ventilátor, uistite sa, že je nasmerovaný smerom od vašich kolegov na stole. Ak potrebujete prijať hovor, zvážte na chvíľu vyjsť z kancelárie.“ [Read related article: Music and Its Effects on Productivity]

    3. Udržujte svoj priestor čistý.

    Keďže zamestnanci nemajú vlastnú kanceláriu alebo kabínku, priestor každého človeka je istým spôsobom aj priestor všetkým ostatným. Aj keď má niekto svoj vlastný stôl, stále bude zdieľať oblasť s ostatnými, čo znamená, že ich neporiadok môže ovplyvniť ostatných.

    „Váš pracovný priestor je viditeľný pre ostatných a spôsob, akým si ho udržiavate, sa odráža na vás a vašom oddelení,“ povedala Jodi RR Smith, majiteľka Mannersmith Etiquette Consulting. “Úhľadný a profesionálny je jediný spôsob, ako ísť.”

    Povzbudzujte zamestnancov, aby si každý týždeň utreli prach a utreli stoly, nenechávajte staré jedlo alebo studenú kávu vonku cez noc a snažte sa čo najlepšie si udržať poriadok na svojich pracoviskách.

    Polly Kay, senior marketingová manažérka spoločnosti English Blinds, povedala, že preplnený stôl môže viesť k nešťastným nehodám, takže je najlepšie, aby bol priestor minimálny.

    „Neisto povaľujúce sa hromady papiera, rastliny s vysokými vrcholmi a šálky kávy príliš blízko okraja môžu ostatní zraziť,“ povedala.

    4. Buďte si vedomí hluku.

    Hluk sa v otvorenej kancelárii šíri ďaleko. Aj keď vás rozprávanie alebo hudba nerozptyľujú, môžu rozptyľovať ľudí okolo vás a brániť produktivite.

    „Hluk z vášho priestoru by mal byť minimálny,“ povedal Smith. „To znamená žiadne počúvanie hlasovej schránky cez hlasitý odposluch, žiadne spievanie, hvízdanie, žiadne hranie na bicie s prstami na okraji stola a žiadne večné lámanie ďasien. Drobné návyky, ktoré v sebe sotva zaregistrujete, dokážu rýchlo poháňať vašich spolupracovníkov.“

    Zamestnanci nemusia celý deň mlčať alebo sa držať v ústraní, ale každý by si mal byť vedomý svojho objemu, najmä ak si všimnete, že ostatní vo vašom tíme sú odvedení alebo frustrovaní.

    Tip

    Tichší otvorený kancelársky priestor je vo všeobecnosti lepší pre každého. Zamestnanci by však mali mať v prípade potreby povolené hovoriť so spolupracovníkmi pri nízkej hlasitosti. Pozrite si ďalšie tipy, ako zostať produktívny v hlučnej kancelárii.

    5. Nepreháňajte to s vôňami.

    Niektorí ľudia sú citliví na pachy, pri najmenšom pachu sa im robí zle. Dokonca aj sladké arómy môžu spôsobiť nevoľnosť, bolesti hlavy, svrbenie nosa, problémy s dýchaním a iné nepríjemné príznaky.

    Smith povedal, že ak zamestnanci bicyklujú do práce alebo trávia prestávku vonku, mali by sa vrátiť k svojmu stolu čistí a svieži, ale nemali by sa poliať parfumom alebo kolínskou vodou, aby si to nadmerne kompenzovali. Tiež dodala, že ak má niekoho obed prenikavý zápach, mal by ho zjesť v oddychovej miestnosti alebo niekde inde mimo svojho pracovného stola. Nikto nechce pracovať s vôňou tuniaka šíriacou sa vzduchom. [Find out the top ways to make your workspace more productive.]

    6. Buďte ohľaduplní.

    Mali by ste „venovať pozornosť podnetom kolegov,“ povedal Brett Good, hlavný okresný prezident Roberta Halfa. Ak sa vám niekto zdá byť vyrušený, znepokojený, mrzutý alebo akýmkoľvek spôsobom ovplyvnený konaním spoluhráča, snažte sa mu čo najlepšie vyhovieť. Buďte svedomití a uvedomte si, čo vaši zamestnanci robia – napríklad ak majú dôležitý hovor alebo sa zameriavajú na komplikovaný projekt – a povzbudzujte všetkých, aby sa okolo nich správali primerane.

    Olga Mykhoparkina, zakladateľka Quoleady, si raz od kolegu urobila srandu, keď mala videokonferenčný hovor s dôležitým klientom. „Uprostred hovoru v pozadí klesol môj kolega a napodobňoval zúrivú opicu. [I thought] bolo to naozaj vtipné, ale môj klient to vôbec neocenil.“

    Rozpoznajte rozumné hranice kancelárie a neustále kontrolujte seba a ostatných okolo vás, aby ste sa uistili, že sú splnené potreby každého. Otvorené kancelárie závisia od silnej komunikácie a ochoty všetkých, aby fungovali.

    „Vždy sa vžite do kože iných a zvážte, ako by ste chceli, aby sa k vám správali,“ povedal Good. „To, ako sa správate v kancelárii a ako zaobchádzate s ostatnými, môže byť pre vašu kariéru rovnako dôležité ako váš pracovný výkon.“

    Výhody a nevýhody pôdorysov otvorených kancelárií

    Nie ste si istí, či je otvorená kancelária tým správnym štýlom pre vaše pracovisko? Nižšie sú uvedené niektoré výhody a nevýhody, ktoré je potrebné zvážiť.

    Výhody pôdorysov otvorených kancelárií

    • Jednoduchý prístup zamestnancov: V tradičnom usporiadaní kójí, keď zamestnanci potrebujú hovoriť tvárou v tvár, musia sa pohybovať v labyrinte uzavretých pracovných priestorov. Otvorené kancelárie riešia tento problém – môžete sa pozrieť cez stôl alebo dole a nájsť osobu, ktorú potrebujete. Ak musíte ísť za kolegom, zaberie to menej času.
    • Väčšie pocity rovnosti: Usporiadanie otvorenej kancelárie môže pôsobiť ako byt Organizačná štruktúra. V takejto štruktúre pracujú všetci členovia tímu zhruba na rovnakej úrovni, a nie v typickej hierarchickej štruktúre podávania správ a rozhodovania. Aj keď má vaša firma stále tradičnú reťaz velenia, otvorená kancelária môže viesť k väčším pocitom rovnosti vo vašom tíme a väčšej ochote spolupracovať. Nikto nedostane prednostné zaobchádzanie v súkromnej kancelárii.
    • Estetickejšie: Tradičné kancelárske usporiadanie – s oddelenými pracovnými stanicami a fluorescenčnými svetlami, ktoré môžu vyvolať bolesť hlavy – nie je práve najestetickejšie. Na tom záleží, pretože fyzicky nepríjemný pracovný priestor môže ovplyvniť pohodu človeka, zatiaľ čo príjemnejší priestor môže inšpirovať pracovné prostredie s nízkym stresom. A, samozrejme, nižšia úroveň stresu môže viesť k lepšej kvalite práce vo vašom tíme.
    • Nevýhody pôdorysov otvorených kancelárií

    • Nedostatok súkromia: V prostredí otvorenej kancelárie sa môže ktokoľvek pozrieť na obrazovku počítača kohokoľvek iného. Tento nedostatok súkromia môže spôsobiť nadmerný stres, ktorý znižuje produktivitu. Platí to najmä pre zamestnancov sediacich v blízkosti vedenia alebo vedenia, hoci v niektorých otvorených usporiadaniach majú vyššie postavené stále súkromné ​​kancelárie.
    • Ďalšie rozptýlenia: Zamestnanci môžu vidieť a počuť všetko, čo ich spolupracovníci robia v otvorených kancelárskych priestoroch. Ten hlasný písač alebo človek, ktorý sa pri čítaní obsahu na obrazovke veľa vrtí, môže poháňať palivo rozptýlenie na pracovisku, ktoré zabíja produktivitu. To sa môže stať vážnym problémom, pretože roztržití pracovníci poškodzujú váš konečný výsledok.
    • Potenciál pre neporiadok: Usporiadanie otvorenej kancelárie v podstate znamená, že všetci zdieľajú rovnaký stôl. Neporiadok z pracovného priestoru jednej osoby sa tak môže ľahko stať neporiadkom susedného zamestnanca. Ak má veľa členov tímu neporiadok na stole, môže dôjsť k vlnovému efektu, ktorý vyústi do chaotickej a klaustrofobickej kancelárie.
    • Key Takeaway

      Pôdorysy otvorených kancelárií môžu pomôcť zamestnancom spolupracovať, cítiť sa navzájom rovnocennejšie a zažiť menej stresu na pracovisku. Môžu však viesť aj k neprehľadnému, rušivému prostrediu, ktoré nemá súkromie.

      Zistite, či je otvorená kancelária vhodná pre vaše podnikanie

    To, či by usporiadanie otvorenej kancelárie fungovalo pre vašu firmu, závisí od zvykov vašich zamestnancov a dynamiky vášho tímu. Je veľa vašich zamestnancov náchylných na vytváranie neporiadku a hluku pri práci? Všimli ste si, že obedy niektorých členov tímu páchnu trochu prenikavo? Položte si tieto a ďalšie otázky o vašej pracovnej sile a pracovnom prostredí a potom použite odpovede na rozhodnutie medzi otvorenou alebo súkromnou kanceláriou.

About admin

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *